6 Chiến lược Tiết kiệm Tiền để Tuân thủ Quy định và Luật lệ Quan trọng – Tin tức Crypto

Ý kiến được chia sẻ bởi các tác giả của Entrepreneur là ý kiến riêng của họ.

Một doanh nghiệp không thể tuân thủ các quy định quan trọng, dù là của chính nó hay của chính phủ, có thể phải đối mặt với hình phạt nghiêm trọng. Tuy nhiên, những chiến lược mới đang xuất hiện để giữ cho nhân viên tuân thủ đúng đường lối — và giữ lại nhiều tiền hơn trong sổ sách công ty.

Nghiên cứu gần đây từ CYPHER Learning cho thấy trung bình mỗi tổ chức Hoa Kỳ chi trả 1,2 triệu USD mỗi năm nhờ vào những người vi phạm quy định trong hàng ngũ. Việc giữ cho nhân viên hiểu biết là một vấn đề đặc biệt phức tạp khi nói đến quản lý dữ liệu; trong khi các doanh nghiệp tại châu Âu đã sống với các quy định GDPR (Quy định Bảo vệ Dữ liệu Tổng quát) trong nhiều năm, môi trường ở Mỹ ít nghiêm ngặt hơn — cho đến năm 2024, khi hơn mười hai luật quy định tuân thủ dữ liệu của từng tiểu bang sẽ có hiệu lực.

Các doanh nghiệp Mỹ sẽ cần chú ý đến tất cả các quy định đó, tiểu bang theo tiểu bang — cộng với nhiều quy định liên bang về OSHA, an ninh và tài chính được ra mắt hoặc thay đổi trong năm nay. Có tiềm năng gây ra hỗn loạn ngay cả ở những tổ chức có ý thức cao nhất. Vậy làm thế nào để họ giúp nhân viên tuân thủ nhiều hướng dẫn mới?

Không đơn giản chỉ là gửi email hoặc tin nhắn Slack với các quy định được cập nhật. Người sử dụng lao động cần hiểu các quy định thay đổi để diễn giải và áp dụng chúng. Ít người cố tình vi phạm quy định và tạo ra hỗn loạn, nhưng các tổ chức phải làm việc chăm chỉ để đảm bảo mọi người đều tuân thủ — với các hệ thống truyền đạt và thực thi quy định tuân thủ hiệu quả.

Để hỗ trợ nỗ lực của nhân viên trong việc nhận biết và tuân thủ các quy định, dưới đây là sáu chiến lược tốt nhất mà bạn nên cân nhắc.

Liên quan: 3 Cách Doanh Nghiệp Giữ Vị Trí Tiêu Biểu Trước Những Thay Đổi Quy Định Năm 2024

1. Chỉ định một “chuyên gia tuân thủ”

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng nhiều tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, không có người phụ trách chuyên biệt về tuân thủ. Trong khi các quy định tuân thủ như an toàn nơi làm việc có thể thuộc về bộ phận HR, các vấn đề về an ninh mạng và tuân thủ dữ liệu có thể thuộc về bộ phận IT. Tuân thủ thuế và tài chính có thể là lĩnh vực của nhóm kế toán. Mặc dù rất quan trọng để các chuyên gia về lĩnh vực hiểu và giúp giải thích các quy định, cuối cùng vẫn cần một người chịu trách nhiệm thông báo cho tất cả mọi người trong tổ chức về các quy định mà họ cần biết.

2. Cập nhật đào tạo và làm cho nó thú vị

Đào tạo tuân thủ không nhất thiết phải nhàm chán và tốn thời gian. Các quy định mới thường được công bố trước khi có hiệu lực, vì vậy bộ phận HR và nhân viên phát triển học tập thường có đủ thời gian để tạo tài liệu đào tạo. Tốt hơn cho tất cả người học nếu tổ chức chia bài học thành các phần nhỏ dễ tiếp thu hơn. Và đừng đánh giá thấp giá trị kinh doanh của học tập mang tính trò chơi; nhân viên phản hồi tích cực và điều này giúp xua tan sự nhàm chán. Theo một nghiên cứu của Aberdeen Group, 69% nhân viên sẽ có xu hướng trung thành với một tổ chức ít nhất ba năm nếu công ty đó bao gồm đào tạo và nâng cấp kỹ năng mang tính trò chơi trong gói nhân viên của họ.

3. Thực hiện các cập nhật nhỏ cho khóa học hiện tại

Không có thời gian để tạo một khóa học hoàn chỉnh về các quy định tuân thủ OSHA mới? Chèn kiến thức tuân thủ mới vào các khóa học đào tạo hiện có. Ví dụ, nếu bạn đang đào tạo tổ chức của mình về các quy tắc an toàn nơi làm việc, hãy nhúng các quy định OSHA mới để mọi người xem lại trong khi xóa bỏ nội dung không còn hợp lệ, hoặc xây dựng một khóa học ngắn để trình bày các thay đổi về quy định.

4. Nhắc nhở nhân viên tự động

Nếu nhân viên bận rộn chỉ nhận được cập nhật tuân thủ vào đầu mỗi năm, họ có thể quên các quy định quan trọng trong vài tháng trừ khi HR hoặc giám đốc tuân thủ luôn ở trên radar của họ. Rất dễ để các quy định quan trọng bị bỏ sót, vì vậy hãy thiết lập các email tự động định kỳ hoặc tin nhắn tức thì nhắc nhở nhân viên xem lại các quy định mới nhất. Ví dụ, các tổ chức lấy an ninh làm ưu tiên liên tục thông báo cho nhân viên về các kế hoạch lừa đảo và phishing mới. Hãy mượn các chiến thuật này bằng cách tự động hóa các lời nhắc tuân thủ.

Liên quan: 5 Chiến lược Thực Tế Để Xây Dựng Văn Hóa Tuân Thủ Trong Nhóm Của Bạn

5. Đặt lời nhắc ở mọi nơi

Với việc ngày càng nhiều tổ chức chuyển sang làm việc từ xa hoặc kết hợp, các tổ chức không thể chỉ dán cập nhật tuân thủ lên bảng thông báo phòng nghỉ. Sử dụng nhiều kênh để giữ cho nhân viên được cập nhật: đăng các quy định trực tuyến, thiết lập các cuộc trò chuyện nhóm qua tin nhắn tức thì và đưa ra lời nhắc tại các cuộc họp công ty hàng tháng hoặc các buổi gặp mặt ngoài văn phòng. Chiến lược đa kênh này cũng nhắc nhở nhân viên rằng tuân thủ quan trọng như thế nào đối với tổ chức.

6. Giao trách nhiệm cho nhân viên và khen thưởng họ

Nhiều nhân viên sẽ có khả năng ghi nhớ các quy tắc quan trọng hơn nếu hồ sơ tuân thủ được thêm vào đánh giá nhân viên hoặc hiệu suất tốt được khen thưởng. Những người vi phạm quy định có thể khiến các công ty mất hàng triệu đô la, vì vậy các chương trình khuyến khích nhỏ để hoàn thành đào tạo tuân thủ hoặc tuân thủ các quy định tuân thủ — có thể là thời gian nghỉ cá nhân thêm — có thể tiết kiệm rất nhiều tiền. Đặt mục tiêu đào tạo cụ thể trong đánh giá hàng năm giúp nhân viên có mục tiêu khả thi và thúc đẩy họ duy trì theo kịp các quy định thay đổi.

Các quy định mới hoặc thay đổi là một phần tất yếu của đời sống doanh nghiệp. Cách nhân viên đón nhận các quy định mới — và các quá trình giáo dục và đào tạo liên quan — có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với hiệu suất tổ chức cũng như lợi nhuận tài chính. Vì hình phạt nặng cho việc vi phạm quy định là thực tế thường xuyên, điều có lợi cho các nhà tuyển dụng là coi trọng đào tạo tuân thủ. Triển khai những thay đổi nhỏ trong cách nhân viên học hỏi, và xác minh họ hiểu các quy định mới và được chịu trách nhiệm, có thể giảm thiểu chi phí vi phạm vô tình.